Behandling af frivilliges personoplysninger

Følgende gælder for frivillige og andre ulønnede med tilknytning til Aarhus Kommune. Frivillige, der løser opgaver for kommunen gennem en forening, er ikke omfattet. 

I Aarhus Kommune er det den enkelte Magistratsafdeling, der blandt andet registrerer følgende oplysninger om dig:

• Navn, adresse, nationalitet, cpr. nummer, telefonnummer, mailadresse
• Arbejdssted
• Tilknytningsforhold generelt
• Arbejdsskader
• Strafbare forhold (fx børne- og/eller straffeattest)

En række centralt placerede afdelinger behandler herefter de ovenstående oplysninger. Det gælder eksempelvis kommunens fælles it-drift og løn- og personaleadministration.

Formålene med behandlingerne

Formålet med at indsamle oplysningerne er blandt andet at administrere din tilknytning til kommunen samt at kunne koordinere opgavevaretagelsen. Derudover behandles oplysninger om dit navn henholdsvis i forhold til log-in konti til kommunens netværk og som brugernavn i diverse kommunale it-systemer.

Aarhus Kommune behandler oplysningerne med hjemmel i blandt andet databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) og e), databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b), samt databeskyttelseslovens § 11 stk. 1 og § 12.

Datamodtagere

Personaleafdelingerne i Aarhus Kommune foretager rutinemæssige videregivelser af oplysninger til andre myndigheder eller organisationer. Det kan eksempelvis være Skattestyrelsen, ATP eller Jobcentret.

Oplysninger, der indgår i kommunens it-systemer, behandles også i nogle tilfælde af kommunens leverandører af systemerne på kommunens vegne.

Tidsrum

Aarhus Kommune registrerer blandt andet dine personoplysninger for at kunne dokumentere, at kommunen har efterlevet sine forpligtelser over for dig i forbindelse med din tilknytning til kommunen. Kommunen skal opbevare oplysningerne, indtil det ikke længere er relevant at opbevare dem. Herefter slettes oplysningerne.

Indsigt i oplysninger

Du har ret til indsigt i de oplysninger, som behandles om dig. Eventuelle henvendelser om indsigt bedes rettet til Borgerservice.

Rettelse af forkerte oplysninger

Hvis det viser sig, at Aarhus Kommune har registreret forkerte oplysninger om dig i forbindelse med din tilknytning til kommunen, vil disse blive rettet eller slettet, når kommunen bliver gjort opmærksom på fejlen.

Hvis du bestrider rigtigheden af de registrerede oplysninger, har du mulighed for samtidig at anmode om, at Aarhus Kommune begrænser behandlingen af de omstridte oplysninger, indtil det er fastslået om oplysningerne er korrekte.

Datatilsynet som tilsynsmyndighed

Hvis du ønsker at klage over Aarhus Kommunes behandling af dine personoplysninger, har du mulighed for at sende en klage til Datatilsynet.

Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver

Har du spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger og om udøvelse af dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesreguleringen, kan du kontakte Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver på databeskyttelsesraadgiver@aarhus.dk

Du kan også læse mere om databeskyttelse og personoplysninger hos Aarhus Kommune her